Questa è una breve descrizione di come le banche dati possono essere archiviate con SIARD Suite. Viene inoltre anche fatto cenno a dei temi riguardanti l'organizzazione, rilevanti per l'archiviazione di banche dati.

1. Chiarisci quali parti della banca dati devono essere archiviati. Se necessario, devono essere interpellate anche le persone responsabili, per esempio il servizio di valutazione dell'archivio.
2. Prepara la banca dati per l'archiviazione: allestisci un nuovo utente sulla banca dati, che possiede soltanto diritti di lettura sugli oggetti da archiviare. Se necessario, fai una copia della banca dati (o delle parti che servono) o allestisci delle views. Durante l'archiviazione la banca dati non deve modificarsi, altrimenti l'archiviazione fallisce. Non archiviare mai da un sistema live.
3. Scarica la banca dati con SIARD Suite.
4. Controllo della qualità: controlla il file SIARD per assicurarti che tutti gli oggetti necessari siano archiviati. Fai delle prove su campioni per assicurare la qualità dei dati.
5. Controllo esteso della qualità: carica i dati SIARD in un sistema di banca dati. Fai alcune ricerche sulla banca dati originale e sulla banca dati di archivio e confronta i risultati.
6. Completa i dati SIARD con dei metadati.
7. Definisci quale documentazione esterna dev'essere archiviata con il file SIARD, per garantire l'intelligibilità (p.es. la tabella dei codici, la documentazione di sistema, il diagramma Entity-Relationship ...).

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